⚙ 1. Instellingen invullen

Dit is de belangrijkste eerste stap. Alles wat je hier invult, wordt automatisch overal in de app hergebruikt — op je facturen, offertes en in je fiscale berekeningen. Ga naar Instellingen in het menu.

Bedrijfsgegevens

👥 2. Klanten toevoegen

Ga naar het tabblad Klanten. Je hebt twee opties:

Optie A — Handmatig, één voor één

Optie B — In bulk via CSV-import sneller bij veel klanten

Eenmaal toegevoegd, kun je een klant met één klik selecteren bij het maken van een factuur via de knop "Kies klant" — je hoeft dan nooit meer gegevens over te typen.

🛍 3. Producten & diensten toevoegen

Ga naar het tabblad Producten. Ook hier kun je handmatig toevoegen of importeren.

Optie A — Handmatig

Optie B — In bulk via CSV-import

Klik op 📁 Importeer CSV en kies je bestand (kolomnamen: zie CSV-sectie).

Bij het maken van een factuur, offerte of terugkerende factuur kun je nu op "Kies product" klikken om een regel automatisch in te laten vullen met naam en prijs.

📋 Facturen maken

In het overzicht kun je de status van elke factuur bijwerken: Concept, Verzonden, Betaald of Verlopen. Bij "Verlopen" verschijnt een knop om automatisch een AI-aanmaning te genereren.

📄 Offertes maken

Werkt hetzelfde als facturen (tabblad Offertes). Zodra een klant akkoord gaat, zet je de status op Geaccepteerd en verschijnt de knop Naar factuur — dit zet de offerte in één klik om naar een factuur, zonder dat je iets opnieuw hoeft in te typen.

🔁 Terugkerende facturen

Handig voor vaste klanten met een maandelijks/wekelijks/jaarlijks bedrag. Ga naar Terugkerend → + Nieuwe terugkerende factuur, kies de klant, het interval en de regels. Klik op Nu factureren om direct een factuur aan te maken op basis van de sjabloon.

📯 Inkoop & bonnetjes (AI-herkenning)

⏳ Uren & kilometers registreren

Ga naar Uren. Klik op + Uren registreren voor gewerkte uren (met klant, uurtarief en omschrijving) of + Kilometers toevoegen voor zakelijke ritten (van/naar, aantal km, tarief €0,23/km).

📊 Belasting & BTW

Ga naar Belasting. Zodra je instellingen (rechtsvorm, startdatum) zijn ingevuld, zie je bovenaan automatisch je fiscaal profiel: urencriterium-voortgang, zelfstandigenaftrek, startersaftrek, MKB-winstvrijstelling en een schatting van hoeveel belasting je opzij moet zetten.

Onderaan vind je de BTW-aangifte export — klik op Export BTW aangifte voor een overzicht per officiële rubriek (1a, 1b, 1e, 5a, 5b, 5c), klaar om over te typen in Mijn Belastingdienst Zakelijk.

💼 Investeringen & afschrijvingen

Grote aankopen (>€450) zet je hier apart, in plaats van als gewone kosten. Ga naar Belasting → + Investering toevoegen, vul bedrag en afschrijvingsperiode in (standaard 5 jaar). SchrijfAI berekent automatisch je jaarlijkse afschrijving, boekwaarde en een eventuele KIA-aftrek (kleinschaligheidsinvesteringsaftrek).

👥 Boekhouder uitnodigen

📧 Mail & Herken

Ga naar Instellingen → Mail & Herken. Je vindt daar een uniek e-mailadres (bijv. bon-a1b2c3@schrijfai.nl). Stuur een bon of factuur naar dit adres, en SchrijfAI verwerkt 'm automatisch met AI en zet 'm klaar bij Inkoop — net als bij handmatig uploaden, maar dan zonder dat je hoeft in te loggen.

✍ AI Schrijven

Ga naar Schrijven, kies een module (bijv. Professionele E-mail, LinkedIn Post, Offerte Tekst), vul de gevraagde velden in, kies een toon en klik op Genereer tekst. Je kunt de tekst direct kopiëren of opnieuw laten genereren met een andere insteek.

📁 CSV-bestanden aanleveren

Voor het importeren van klanten en producten gebruik je een CSV-bestand (te maken/exporteren vanuit Excel, Google Sheets of Numbers). De eerste rij moet de kolomnamen bevatten. SchrijfAI herkent meerdere schrijfwijzen per kolom, dus het hoeft niet exact — maar hieronder de aanbevolen namen.

CSV voor klanten

CSV voor producten