Wat moet er verplicht op een factuur staan?
Voor de Belastingdienst is een factuur pas geldig als de volgende onderdelen erop staan:
- Je bedrijfsnaam en adres (zoals geregistreerd bij de KVK)
- Je KVK-nummer
- Je BTW-identificatienummer (het nummer met "NL" en "B" erin, niet je oude BTW-nummer met je BSN)
- Naam en adres van je klant
- Een uniek, opeenvolgend factuurnummer (je mag geen nummers overslaan of hergebruiken)
- De factuurdatum
- Een duidelijke omschrijving van de geleverde dienst of het product
- Het aantal en de eenheidsprijs (excl. BTW)
- Het toegepaste BTW-tarief (21%, 9% of 0%) en het BTW-bedrag
- Het totaalbedrag (incl. BTW)
Werk je met de kleineondernemersregeling (KOR)? Dan reken je geen BTW en zet je in plaats daarvan de tekst "BTW verlegd" of een vergelijkbare vermelding op de factuur dat je vrijgesteld bent.
Stap voor stap een factuur opstellen
1. Verzamel je bedrijfsgegevens
Zorg dat je KVK-nummer, BTW-nummer, adres en IBAN bij de hand hebt — deze vul je meestal één keer in en hergebruik je daarna voor elke factuur.
2. Noteer de klantgegevens
Bedrijfsnaam, contactpersoon en adres van je klant. Bij particuliere klanten volstaat naam en adres.
3. Beschrijf je dienst of product duidelijk
Vermijd vage omschrijvingen zoals "werkzaamheden". Schrijf bijvoorbeeld "Ontwerp en bouw website, inclusief 2 revisierondes" zodat het voor beide partijen duidelijk is waar de factuur voor is.
4. Bereken de BTW correct
De meeste zzp-diensten vallen onder het hoge tarief van 21%. Sommige sectoren (zoals bepaalde voedingsmiddelen, boeken, of medische hulpmiddelen) vallen onder het lage tarief van 9%. Twijfel je? Check de actuele lijst op belastingdienst.nl.
5. Kies een vervaldatum
Standaard is 14 of 30 dagen gebruikelijk. Vermeld dit duidelijk, samen met je IBAN en betalingskenmerk (bijvoorbeeld het factuurnummer).
Veelgemaakte fouten
- Factuurnummers overslaan of dubbel gebruiken — dit moet strikt opeenvolgend zijn.
- Het oude BTW-nummer gebruiken met je BSN erin — sinds 2020 moet je het nieuwe btw-identificatienummer gebruiken.
- Vergeten de vervaldatum te vermelden, waardoor klanten later betalen dan gewenst.
- Geen kopie bewaren — je bent wettelijk verplicht facturen minimaal 7 jaar te bewaren.
Waarom handmatig factureren tijd kost (en foutgevoelig is)
Bij een handmatig Word- of Excel-sjabloon moet je elke keer opnieuw op alle verplichte onderdelen letten, het factuurnummer bijhouden, en de BTW handmatig uitrekenen. Eén tikfout in het BTW-percentage en je jaaroverzicht klopt niet meer.
Facturen maken zonder gedoe
SchrijfAI berekent BTW automatisch, houdt je factuurnummering bij, en genereert een professionele PDF in seconden — inclusief overzicht van betaalde en openstaande facturen.
Probeer gratis →Dit artikel is bedoeld als algemene informatie en vervangt geen persoonlijk advies van een boekhouder, accountant of de Belastingdienst. Bedragen en percentages zijn gebaseerd op de regels voor het belastingjaar 2026 en kunnen wijzigen.