Kort samengevat: SchrijfAI is een platform voor zzp'ers en ondernemers met AI-schrijfhulp én boekhouding (facturatie, inkoop, BTW, uren, kilometers). Omdat we boekhouding aanbieden, slaan we noodzakelijkerwijs meer gegevens op dan een pure schrijftool — denk aan bedrijfs- en klantgegevens, facturen en financiële cijfers. We verkopen jouw data nooit aan derden en gebruiken geen advertentie-tracking. SchrijfAI is AVG-conform.
1. Wie zijn wij?
SchrijfAI is een Nederlands platform voor zzp'ers en ondernemers dat AI-schrijfhulp combineert met facturatie en boekhouding. SchrijfAI is bereikbaar via schrijfai.nl.
2. Welke gegevens verzamelen wij?
Accountgegevens:
- E-mailadres — bij registratie, voor toegang tot je account
- Wachtwoord — versleuteld opgeslagen via Supabase, nooit leesbaar voor ons
- Abonnementsstatus — of je een gratis of Pro account hebt
Bedrijfs- en boekhoudgegevens (indien je de boekhoudfuncties gebruikt):
- Bedrijfsgegevens: bedrijfsnaam, KVK-nummer, adres, telefoonnummer, BTW-nummer, IBAN, rechtsvorm, startdatum onderneming
- Klantgegevens die je zelf invoert: naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, KVK/BTW-nummer van jouw klanten
- Facturen, offertes, terugkerende facturen en de bijbehorende financiële gegevens (bedragen, BTW, betaalstatus)
- Inkoopfacturen: leverancier, bedrag, BTW, categorie, datum — de gegevens die de AI uit een geüploade bon of factuur haalt. De geüploade foto zelf wordt niet bewaard, alleen de tekstgegevens die eruit zijn gehaald.
- Uren-, kilometer- en investeringsregistraties, voorraadgegevens, balans- en grootboekgegevens die je zelf invoert
Overig:
- Gebruiksteller — hoeveel AI-teksten je hebt gegenereerd
- Analytics via Google Analytics (zie hoofdstuk 10 over cookies) — hiermee meten we anoniem paginabezoek, niet wie je bent of wat je precies invoert
Wat wij nadrukkelijk niet verzamelen of bewaren:
- De inhoud van de teksten die je met de AI-schrijfmodule genereert
- Foto's van bonnen/facturen na de automatische AI-verwerking
- Wachtwoorden in leesbare vorm
3. Hoe gebruiken wij jouw gegevens?
Jouw gegevens worden uitsluitend gebruikt voor:
- Het verlenen van toegang tot jouw account en het functioneren van de boekhoud- en facturatiefuncties
- Het bijhouden van het aantal gebruikte gratis AI-teksten
- Het beheren van jouw abonnement
- Het sturen van transactionele e-mails: bevestigingen, wachtwoord-reset, betalingsherinneringen aan jouw klanten (namens jou), en — als je dit aanzet — automatische herinneringen bij verlopen facturen
- Het verlenen van (alleen-lezen) toegang aan een boekhouder die jij daarvoor uitnodigt
4. Hoe werkt de AI?
SchrijfAI maakt gebruik van de API van Anthropic (Claude) voor twee doeleinden: het genereren van teksten in de schrijfmodule, en het automatisch uitlezen van bonnen/inkoopfacturen die je uploadt bij Inkoop. In beide gevallen wordt jouw invoer (tekst of foto) direct naar Anthropic gestuurd en het resultaat direct verwerkt. De gegenereerde teksten en geüploade bonfoto's worden na verwerking niet door ons bewaard — bij bonnen slaan we alleen de eruit gehaalde tekstgegevens (leverancier, bedrag, BTW) op, niet de foto zelf.
Anthropic heeft een eigen privacybeleid. Meer informatie: anthropic.com/privacy
5. Betalingen
Betalingen worden verwerkt via Lemonsqueezy. Wij ontvangen geen betaalgegevens zoals creditcardnummers. Lemonsqueezy heeft een eigen privacybeleid: lemonsqueezy.com/privacy
6. Gegevens delen met derden
Wij verkopen, verhuren of delen jouw persoonlijke gegevens nooit met derden voor commerciële doeleinden. Voor het leveren van onze dienst werken wij samen met een aantal vertrouwde partijen (verwerkers):
- Supabase — voor opslag van account-, klant- en boekhoudgegevens (servers in de EU)
- Anthropic — voor het genereren van teksten en het uitlezen van bonnen via AI
- Resend — voor het versturen van transactionele e-mails (welkomstmail, betalingsherinneringen, boekhouder-uitnodigingen)
- Lemonsqueezy — voor betalingsverwerking
- Vercel — voor hosting van de website
Als jij zelf een boekhouder uitnodigt via de app, krijgt die persoon alleen-lezen toegang tot jouw facturen en inkoopfacturen. Dit gebeurt alleen na jouw expliciete actie en kan door jou weer worden ingetrokken.
7. Bewaartermijn
Jouw accountgegevens worden bewaard zolang je een actief account hebt. Als je je account verwijdert, worden al jouw gegevens binnen 30 dagen permanent verwijderd.
Let op — fiscale bewaarplicht: als ondernemer ben je wettelijk verplicht om je administratie (facturen, inkoopfacturen e.d.) minimaal 7 jaar te bewaren voor de Belastingdienst. Dit is jouw eigen verantwoordelijkheid als ondernemer, niet die van SchrijfAI. Exporteer daarom je gegevens (bijvoorbeeld via de Excel-export) voordat je jouw account verwijdert, zodat je aan deze bewaarplicht kunt blijven voldoen.
8. Jouw rechten (AVG)
Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heb je de volgende rechten:
- Inzage — je kunt opvragen welke gegevens wij van je bewaren
- Correctie — je kunt onjuiste gegevens laten corrigeren (grotendeels ook zelf, direct in de app)
- Verwijdering — je kunt verzoeken om verwijdering van al jouw gegevens (let op de fiscale bewaarplicht in hoofdstuk 7)
- Bezwaar — je kunt bezwaar maken tegen verwerking van jouw gegevens
- Dataportabiliteit — je kunt jouw gegevens opvragen in een overdraagbaar formaat (bijvoorbeeld via de ingebouwde Excel-export)
Voor het uitoefenen van deze rechten kun je contact opnemen via het e-mailadres op onze contactpagina.
9. Beveiliging
Wij nemen de beveiliging van jouw gegevens serieus. Alle verbindingen zijn beveiligd met SSL/TLS. Wachtwoorden worden gehashed opgeslagen en zijn nooit leesbaar. Toegang tot jouw boekhoudgegevens is beveiligd met rijbeveiliging (Row Level Security) in onze database, zodat gebruikers alleen bij hun eigen gegevens kunnen — met uitzondering van een boekhouder die je daar zelf expliciet toegang toe geeft. Wij voeren regelmatig veiligheidscontroles uit.
10. Cookies en analytics
SchrijfAI gebruikt geen advertentiecookies. Wij gebruiken wel Google Analytics om anoniem bij te houden hoeveel mensen onze website bezoeken en welke pagina's populair zijn — dit helpt ons de dienst te verbeteren. Google Analytics kan hiervoor cookies plaatsen. Daarnaast gebruiken wij functionele sessie-opslag die noodzakelijk is voor het inloggen.
11. Wijzigingen
Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken, bijvoorbeeld wanneer we nieuwe functies toevoegen die andere gegevens verwerken. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij je via e-mail. De datum van de laatste wijziging staat bovenaan deze pagina.
12. Contact
Heb je vragen over dit privacybeleid of wil je gebruik maken van jouw rechten? Neem dan contact met ons op via de contactpagina op onze website.