Boekhouding bijhouden als zzp'er: dit heb je nodig

De basis: wat is verplicht?

Als ondernemer voor de inkomstenbelasting ben je wettelijk verplicht een administratie bij te houden waaruit je rechten en plichten blijken, en die je minimaal 7 jaar bewaart. In de praktijk komt dit neer op zes onderdelen:

1. Verkoopfacturen

Elke factuur die je verstuurt, met een opeenvolgend factuurnummer, de juiste BTW-vermelding en bewaard tot minimaal 7 jaar na verzending. Zie ook ons artikel over hoe je een factuur opstelt.

2. Inkoopfacturen en bonnetjes

Alle zakelijke uitgaven: software-abonnementen, kantoorbenodigdheden, reiskosten, telefoon. Bewaar de originele bon of factuur — een bankafschrift alleen is meestal niet genoeg als bewijs.

3. Urenregistratie

Belangrijk voor twee redenen: je kunt facturabele uren aan klanten doorbelasten, én je hebt een sluitende registratie nodig om aan te tonen dat je het urencriterium (1.225 uur) haalt voor de zelfstandigenaftrek.

4. Kilometerregistratie

Zakelijke ritten met je privéauto mag je vergoeden tegen € 0,23/km (2026). Hou per rit datum, van/naar, kilometers en doel bij.

5. BTW-overzicht

Per kwartaal moet je je omzet en BTW splitsen naar tarief (21%/9%/0%) en je voorbelasting (BTW op inkopen) bijhouden voor de aangifte.

6. Winst- en verliesrekening + balans

Aan het einde van het jaar zet je omzet tegenover kosten (winst & verlies), en breng je bezittingen (bank, debiteuren, apparatuur) tegenover schulden (crediteuren, nog te betalen BTW) in kaart (balans) — dit heb je nodig voor je IB-aangifte.

Een simpel maandritme dat werkt

1. Wekelijks: uren en kilometers direct na elke klus registreren (uitstellen = vergeten)
2. Bij elke uitgave: bon direct fotograferen en verwerken — niet wachten tot het einde van de maand
3. Maandelijks: check of alle verzonden facturen zijn betaald, en stuur zo nodig een herinnering
4. Per kwartaal: BTW-aangifte voorbereiden en indienen vóór de deadline
5. Jaarlijks: winst & verlies en balans opmaken voor je IB-aangifte, en checken welke aftrekposten (zelfstandigenaftrek, KIA, MKB-winstvrijstelling) van toepassing zijn

Investeringen: een vaak vergeten onderdeel

Koop je een laptop, machine of ander bedrijfsmiddel van meer dan € 450? Dan mag je dit meestal niet in één keer als kosten boeken, maar moet je het over meerdere jaren afschrijven. Investeer je in totaal meer dan € 2.901 in een jaar, dan kom je mogelijk ook in aanmerking voor de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek (KIA) — een extra aftrekpost bovenop je gewone afschrijving.

Zelf doen of uitbesteden?

Veel zzp'ers combineren het: de dagelijkse basis (facturen, bonnetjes, uren) zelf bijhouden in een tool, en aan het einde van het jaar een boekhouder laten meekijken voor de aangifte inkomstenbelasting. Zorg in dat geval dat je boekhouder gemakkelijk toegang heeft tot je administratie — dat scheelt tijd (en dus kosten) aan beide kanten.

Dit artikel is bedoeld als algemene informatie en vervangt geen persoonlijk advies van een boekhouder, accountant of de Belastingdienst. Bedragen en percentages zijn gebaseerd op de regels voor het belastingjaar 2026 en kunnen wijzigen.